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webライティングのコツ・基本から応用まで解説

メールの返信文や報告書にも使える!文章の修正ポイントまとめ

文章誤字脱字

文章を書き上げたら、最後の仕上げに全体をチェックし、修正すべきところを修正し、もう一度書き直すべきところは書き直す(リライト)。
単純にこれをやれば文章のレベルは上がります。うまい文章になります。

誤字脱字や変換ミスは、文章の内容が良くても「ヘタな文章」と扱われてしまいます。評価は下がります。

せっかく書き上げた文章(記事)のさらなる品質向上のために、そして、内容の信頼度をもっと高めるために、ひいては書いた人(自分)の信頼度までも引き上げるために、以下の項目をチェックしてみてください。なにかしら人に見せる文章を書き上げたら、以下の点をチェックしてみてください。

文章は、一度書き上げたら必ずと言っていいほど、修正すべき部分が存在します。メール・論文・報告書でも同じです。

例えば以下のようなことはないでしょうか?

言葉の使い方のミス・・・例)「ください」なのか「下さい」なのか

誤字脱字・・・キーボード入力するだけに起こりがち

漢字変換ミス・・・最悪なのはミスをミスと認識しないで放置  例)「弱冠」なのか「若干」なのか
 
統一表記にしているか・・・例)「行う」なのか「行なう」なのか「おこなう」か

繰り返して使う言葉の回数・・・センテンスごとではなかなか見えづらい

間違った説明・・・あいまいで適当な説明ほどたいてい間違っている

 など

■ドキッとするので絶対にやってはいけない変換ミスの放置例

・「内戦5550までお電話ください」という案内
・「彼は◯◯さんの肝煎りなので」という文章
・上司に「分かりました!」と書くところ、\(^o^)などの絵文字で返信してしまったメール

文章修正

 
ちなみにこれらのポイントは、最低限チェックしておかなければいけない項目です。

さらにウェブライティングにおいては、SEO効果を発揮させるべく「うまくキーワードを挿入」するという、焼き鳥の手羽先をお箸で食べるような離れ業をやらなくてはいけません。

あらためて言いますが、「キーワードは重要」です。だから手を抜くことはできません。テキトーに入れておけば検索上位になるという時代はとうの昔に終わりました。

1.適切なキーワードの選択
2.適切な位置にキーワードを配置
3.上記を踏まえて読みやすくわかりやすい文章かどうか

とくに「3」が重要です。そして最後に、

・タグ設定(コーディング)の確認
・メタ説明文の作成
・パーマリンクの設定

以上がワードプレスでブログ記事を作成する一連の作業です。ここまでやって完了です。記事を投稿できます。

キーワードの配置について詳しく知りたい方は、「Webライターが意識すべき「SEOライティング」の6つポイント」をご覧ください。

前置きが非常に長くなってしまいました。以下、文章の最終チェックでやるべきことです。

文章全体の形をチェック

文章の「形」から見ていきます。全体の形は書いている途中では、認識しづらいものです。文章を書き上げたら、まずは以下に沿ってチェックしてみましょう。

タイトルと本文の内容のズレを修正する

出来上がった文章が必ずしもタイトルにピッタリはまっているかどうかは、書いている途中ではなかなか想像しにくいものです。

SEOを意識してキーワードを埋め込みながら文章を作成していけば、なおさら難しくなるものです。読む人に刺さるようにと意識すれば意識するほどタイトルと本文の内容がズレていったりします。

ズレをチェックする方法として以下の2点を心がけてみましょう。中見出しのタイトルについても同様です。

「~の解決法」や「~のやり方」などの「回答」文言になっていなければいけない
 → 「~とは?」や「~の不思議」などの引っ張った文言で終わっていないか?

「内容」がきちんと伝わる文章にする
 → キーワードを意識し過ぎて、文章として変なタイトルになっていないか? また、「読んでもらいたい」という気持ちが入っていないため、漠然としたタイトルになってしまっていないか? 

※タイトルづくりは、気持ちを入れて作成する。そして多少煽るくらいでちょうどよい。ただし嘘はついてはいけない。

段落ごとの長さをバランスよく調整する

記事全体の長さを考えつつも、それぞれの章や節を適度な長さに調整していくのは、読みやすさという点からも非常に大事な作業です。

パラグラフごとの長さは、ある程度の統一感を持たせます。

とくにウェブの文章は、「飛ばし読み」をされることも多いので、中見出しのタイトルは読む人にとっての道標(みちしるべ)です。

道標(みちしるべ)とは、スマートフォン画面をスクロールする時のガイドのようなもので、「この項目(節)はとばしてもいいんだ・・・」と判断できたり、反対に「これは知りたい」と瞬時にわかるようなサインです。

タイトル

道標となる中見出しを作り出し、統一感を持った段落ごとの長さを調整すれば、記事全体として非常に読みやすいものになります。

誤字脱字をチェックする

キーボード入力の際によく起こる漢字変換ミスも同時にチェックします。

いったんサイトにアップした記事を、読み返さずに放置しておくか、面倒でも今一度読み返し、誤字脱字をチェックしてみるか・・・誤字脱字が存在している状態で記事をアップしているということは、書き手のその記事に対する姿勢を表すことになります。

細かいことほどミスをしないようにすべきで、大きくホームランを狙うよりも、小さな積み重ねのほうが後にいい結果を招くものです。

マメに掃除をするのと同様に、誤字脱字をチェックしましょう。

■「ください」と「下さい」は厳密には違う意味

「下さい」・・・実質動詞として使われる場合に漢字を使う。具体的なモノや実質的なモノをほしいときにこの表記をする。 例) 食べ物を下さい

「ください」・・・相手に動作を頼む場合にひらがなを使う。相手になにかをお願いする場合はこの表記をする。 例) ご注意ください

漢字とひらがなの割合を考える

感覚的なものになってくるので「◯:◯」といった具合に表記できないのですが、単純には漢字が多ければ堅苦しい印象を与え、ひらがなが多いと幼稚な印象を与えます。

変換すれば出てくるからということで、読み方がむずかしい漢字をそのままにしておくのは、読んでくれる人に対する配慮に欠けます。

あるいは知識自慢と思われても仕方ないときもあるので、この割合は「見てくれ」で判断しましょう。

文章をデザイン的に見て、漢字変換するか、ひらく(※)かを決めてもいいかもしれません。

「ひらく」・・・書籍や雑誌の業界ではよく使われる表現です。漢字変換をしない場合、「ひらく」と言います。

例)キーワードを挿入してSEO効果を発揮するセンテンス → キーワードをからませつつSEOを効かせた文章

漢字を多用するとわかりにくくなるのと同様に、カタカナも1つの文に2つ以上入れるとわかりづらくなります。

漢字・ひらがな・カタカタのバランスを考えて文章をチェックしてみてください。

文章修正

単語・言い方の統一をする

「Google」とするか「グーグル」とするか、「Web」とするか「ウェブ」とするか、1つの記事について統一をしましょう。

※検索エンジンのロボットは上記を同表記として読み込みます。よって、SEOには影響しません。
このことについては、「ウェブライティングで絶対にやってはいけない7つのこと」の記事中の「英語翻訳が優れている」という部分で説明しています。

意味をきちんと調べた上で、変換するときにチェックしておかなければいけないものもあります。「SEOの効き目」あるいは「SEOの利き目」を使うのか? などです。

変換ミスでよく起こるのが「いう」と「言う」を混同してしまうことです。「いく」と「行く」も同様です。

行間スペースの調整をする

改行の幅は適当にバランスよくなっているか、文章全体として統一されているかをチェックします。

ある行間は広く2行以上空いていたり、パラグラフ単位で行間を適当なスペースで統一しているかをチェックします。

行間

セールスレター(LP)ではないので、無駄な行間は省いてしまいましょう。

 

文章の表現の仕方をチェック

細かい修正チェックが終わったら、次は文章を広い視点で捉えていき修正を加えていきます。これはリライトという文章自体を入れ変えてしまう大きな作業になってしまうこともあります。

人によっては非常に億劫に感じる作業になります。多くの人がこの地点で文章書きを諦めていきます。

逆に言うと、この作業をきちんと乗り切れば、文章書きのレベルが格段に上がります。「もう一度読み返してみよう」と思い、やり直しができるかどうかにかかっています。

高い尾根の先にある素晴らしい景色を知らずして、山を途中で降りてしまうことの繰り返しにならないように・・・

success

まずは文章を削る

文章の修正をする前に、さらにはリライトの前に、文章を「削る」作業を行います。まずは要らない部分を省いてしまいましょう。

余計な言い回しや、修飾した表現や、必要のない(その記事にとって)解説などがそれに当たります。

削ってしまっても意味が伝わるのであれば、本来その部分は要らなかったものです。全部削ってしまいましょう。

文章を削る

いったん捨てて、もう一度浮かんでくるもの、なんども浮かんでくるものだけを採用していきます。

その表現や言い回しはどうしても必要なものか? を考えてみましょう。

”いらない”表現
情報ブログは「早い段階で答えを書く」ということを以前書かせていただきました。 → 「ウェブライターとして意識する出版との違い~ビジネスポイントのまとめ」

余計な言い回しや、引っ張る文章は情報ブログには必要ないにもかかわらず、ついやってしまう必要ない表現や文章を以下に列記します。文章でないものもあります。

もし該当するものがあれば、それらを思い切って削ってみてください。削ってみて文意が通じる、あるいは文脈が読み取れるのであれば、必要ないものだということです。

~だとすれば、その答えはいったいなんでしょう? という疑問形の文章
 → 答えを書いてしまえばいいのに、クイズみたいにしてしまう。
 理由)実証できる素材や資料がない、あるいは乏しいから

「こんにちは◯◯です」や「今日は暑い(寒い)ですね」などから始まる挨拶文
 → まず結論がほしいところなのにまったく関係ないテーマで始める
 理由)書こうとする内容に自信がない、あるいは書くこと自体に自信がない

・単なる「広い行間」
 → 情報ブログをセールスレターと取り違えて改行を繰り返す
 理由)ブログを情報提供ではなく売り込み宣伝だと思っているから

繰り返しを避ける

接続詞の繰り返しは最も注意すべきポイントです。同じ接続詞の繰り返しは、文章力を疑われます。

もっともSEOライティングにおいては、出来る限り接続詞を使用しません。飛ばし読みを前提とされるウェブの文章では、文と文のつながりはあまり重視されないからです。

「それでも」接続詞の繰り返しには気をつけましょう。

・「しかし・・・、しかし・・・」
・「また、・・・、また、・・・」
・「なお、・・・、なお、・・・」

などです。

■繰り返し表現のチェック方法
WordPessの入力画面から、「Ctrl + F」でチェックしたいワードを入れてリターンキーをたたけば、使用しているワードに色が当たりその頻度がひと目でわかる。

wordpress

語尾を統一する

すべてを統一する必要はない。文章中にアクセントをつけるために、このルールを無視する書き方もあります。

直前の文章がそうであるように、ほとんど多くの語尾に「です」を使っておいて、ところどにそれを使わない書き方もあります。

ここでいう統一とは、文章全体的なものであって、語尾すべてをきっかりと統一しなくてもいいというものです。必ずしも学校で習った文章作法が情報ブログに適用されるという訳ではありません。

論述文などではこうはいきませんが、ウェブの文章の場合はアリな話です。

この書き方は、文章にリズムをつけたり、強弱だったり内容の振幅の大きさを生み出すものだ。

文章の内容に”幅”を生み出したい

書いた記事の中身に内容の幅を持たせたいと思ったら、前回の記事「SEOを意識しながら起承転結を使わずにおもしろく文章構成する方法」をご覧ください。

できるかぎり避ける表現

最後に、できるかぎり避けたい表現はひとつ。「~だと思う」「~と思われる」「~だろう」という表現です。

いわゆる「憶測」は、筆者の書いてることに対する自信のなさの表れです。「逃げ」と言っても過言ではないです。

自信がない、調べがつかないなどのことについて書いてしまうのは、墓穴を掘ることにもなりかねないので、いっそ書かないほうがましです。

今一度、全体の表現を見直してみましょう。読み直してみましょう。

文章修正

 

まとめ

時間をかけて文章を書き上げると、とりあえず一息入れたいところです。そしてできることなら見直しなんてしたくはないのが本音です。

だからといって、できるかぎり修正がないように最初から意識しすぎると文章作成自体が進まなくなります。

書いては戻り書いては戻りの繰り返しになってしまい、そのうち「乗る」時間帯を過ぎてしまったりもします。

今回書いた修正チェックについては、文章を書く最初の段階ではほとんど意識しないほうがいいです。文章は「乗ってる」ときにどんどん進めるべきです。

そのためにも修正はとにかく後でやりましょう。しかし必ず後には修正をやりましょう。

修正作業はある意味、粘土で動物を作る作業と似ています。文章作成自体がそうじゃないかとまで思ってしまいます。

足しては削り、また足しては削るという作業を繰り返しながら形を整えていきます。ときどき全体を眺めて出来栄えを測ります。

粘土細工と違って文章の場合の厄介な点は、「見る」だけじゃない「読む」という力仕事なところです。

文章チェックとは、「見る」だけではだめで、読んではじめてその目的を達成できるものなのです。

だから文章は何度も読みましょう。読み返して修正を繰り返しましょう。

そのうち形が整うタイミングが訪れます。最後にキーワード挿入のことも忘れずに行ってください。ワードプレスならではの作業を終えたら完成です。

あとは、焼き鳥とビールで乾杯でもなんでもやってください。

文章修正

今回も最後まで読んでいただきありがとうございました。文章作成のお役に立てれば幸いです。
「メール・論文・報告書にも使える!文章の修正チェックポイントまとめ」でした。

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川添勤

Webライターズ創設者の一人。ライティング担当。健康情報サイト『ルナルナ』、音楽情報配信サイト『Music.jp』などを運営する株式会社エムティーアイ (東証第一部上場:9438)ソリューション事業部ICT担当顧問。書籍出版のプロデュース事業も抱えつつ毎日Webライティングのことばかり考え奮闘中。
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